W jaki sposób przygotować dokument tekstowy, aby był dostępny cyfrowo? 

Opublikowano 24 października 2024, 10:15
GovTech 24.10 blog 1 GrupaWW GovTech

Okazuje się, że z pozoru nieistotne elementy tekstów, takie jak czcionka czy formatowanie mogą być powodem wykluczenia. Dlatego zapewnienie dostępności cyfrowej dokumentów jest jednym z elementów pozwalających zbudować inkluzywną przestrzeń internetową. Dzięki odpowiedniemu przygotowaniu plików tekstowych w programie Word, osoby z niepełnosprawnościami, w tym osoby niewidome lub słabowidzące, mogą bez przeszkód korzystać z treści zamieszczanych na stronach www. Nie jest to skomplikowane – wystarczy zastosować kilka porad, a teksty będą o wiele przyjemniejsze w odbiorze dla każdego. Jak pisać i formatować dokumenty, aby były zgodne z zasadami dostępności cyfrowej?

Konieczność tworzenia dokumentów dostępnych cyfrowo wynika z Ustawy o dostępności cyfrowej stron internetowych i aplikacji mobilnych podmiotów publicznych z dnia 4 kwietnia 2019 r. Według niej obowiązek publikowania na urzędowych stronach postrzegalnych, funkcjonalnych, zrozumiałych i kompatybilnych treści dotyczy wszystkich elementów witryn internetowych lub aplikacji mobilnych. Chodzi więc zarówno o teksty, multimedia, jak i udostępniane do pobrania pliki Word czy PDF. 

Dokument Word – jakie elementy są ważne dla dostępności? 

Tworząc plik tekstowy, który ma być zamieszczony na stronie, należy pamiętać o tym, aby był on dostępny dla wszystkich użytkowników, w tym osób z niepełnosprawnościami. Dostępność cyfrowa dokumentu Word oznacza, że treść może być łatwo odczytana i zrozumiana przez osoby z różnymi ograniczeniami, takimi jak problemy ze wzrokiem czy słuchem. 

Na funkcjonalność dokumentu wpływ ma zarówno język, jak i formatowanie tekstu. Najważniejsze elementy, na które warto zwrócić uwagę to: czcionka, akapity, śródtytuły, marginesy, wypunktowania, tabele, wykresy, przypisy, grafiki oraz inne obiekty. 

Dostępność cyfrowa – jaka czcionka

Czcionka powinna być prosta i łatwa do odczytania. Najlepszym wyborem będą czcionki bezszeryfowe, takie jak Arial, Verdana czy Calibri, ponieważ są czytelniejsze na ekranach. Nie mają niepotrzebnych zdobień na końcówkach znaków, które mogą wpływać na postrzeganie. 

Czcionki szeryfowe, takie jak Times New Roman, są trudniejsze do odczytania, zwłaszcza dla osób z dysleksją lub niedowidzących. Trzeba przy tym zaznaczyć, że ważny jest nie tylko rodzaj czcionki, ale też jej rozmiar – zaleca się minimum 12 punktów. Poza tym, kontrast między kolorem czcionki a tłem musi być wysoki, aby ułatwić czytanie. 

Co z akapitami i śródtytułami? 

Struktura akapitów wpływa na czytelność dokumentu. Długie bloki tekstu mogą zniechęcać do czytania, szczególnie osoby z trudnościami poznawczymi. Ważne jest, aby stosować krótkie akapity, oddzielając poszczególne myśli i tematy. Aktualnie najpopularniejsze są akapity anglosaskie – zamiast wcięcia w pierwszym wersie, bloki rozdzielane są dłuższą przerwą. 

Najlepiej, gdy przestrzeń między wierszami (interlinia) ustawiona jest na co najmniej 1,5 linii odstępu, aby ułatwiać skanowanie tekstu. Dobrze zorganizowane i przejrzyste akapity poprawiają nie tylko estetykę dokumentu, ale także jego dostępność. 

Tekst powinien być podzielony na mniejsze części poprzez śródtytuły (nagłówki). Nie tylko wpływają na czytelność, ale sygnalizują, jakie informacje znajdują się w poszczególnych akapitach. Ważne, aby śródtytuły wybierać z poziomu okna „Style”, zachowując pewną hierarchię (H1 dla tytułów, H2 dla śródtytułów, H3 dla podtytułów itd.). Z tego samego bloku wybierać można również style dla wyróżnionego tekstu, odwołania czy cytatu. 

screen 1 GrupaWW GovTech
Wybór odpowiednich nagłówków w dokumencie Word

Dostępność cyfrowa – marginesy

Marginesy w dokumentach powinny być odpowiednio szerokie, aby tekst nie był zbyt „ściśnięty” przy krawędziach strony. Standardowe marginesy, które są stosowane w większości programów do edycji tekstu, zazwyczaj wynoszą około 2,5 cm. Ważne jest, aby unikać zbyt wąskich marginesów, ponieważ może to utrudniać czytanie osobom z ograniczeniami wzroku lub tym, którzy korzystają z urządzeń wspomagających. 

Listy numerowane a dostępność 

Listy numerowane i wypunktowane są pomocne w organizacji informacji, zwłaszcza podczas korzystania z czytników ekranowych. Sprzęty te odczytują listy jako sekwencje kroków, co ułatwia odbiorcy zrozumienie struktury informacji. Aby listy były dostępne, powinny być tworzone za pomocą funkcji dostępnych w programie Word, a nie ręcznie wstawianych znaków. Ułatwia to czytnikom ekranowym prawidłowe odczytanie kolejności elementów. 

screen 2 GrupaWW GovTech
Lista numerowana w dokumencie dostępnym cyfrowo

Dostępność cyfrowa – tabele, wykresy i grafiki 

Tabele, wykresy i inne grafiki najlepiej zamieszczać z umiarem. Jeśli muszą się pojawić, to zawsze trzeba opatrzyć je odpowiednimi opisami alternatywnymi (tzw. alt text). Jak stworzyć taki opis? Wystarczy wyobrazić sobie, że opisuje się obserwowany obraz podczas rozmowy telefonicznej – rozmówca nie widzi tego, co my, więc trzeba to zrobić dokładnie (tak samo jest z opisami alternatywnymi). 

Aby dodać alt text do grafiki w programie Word, należy kliknąć na obraz prawym przyciskiem myszy, wybrać opcje „Wyświetl tekst alternatywny”, a następnie przejść do okna z polem tekstowym, które pojawi się po prawej stronie ekranu. 

screen 3 1 GrupaWW GovTech
Tekst alternatywny w dokumencie dostępnym cyfrowo

Dla osób z problemami ze wzrokiem, które korzystają z czytników ekranowych, ważne jest to, aby każda tabela i grafika była dokładnie opisana. Zwykle wystarczy 1-2 zdania. 

Wykresów nie można przedstawiać wyłącznie za pomocą kolorów – konieczne jest przedstawienie danych liczbowych lub procentowych. Tabele natomiast powinny być prostymi konstrukcjami – te z łączonymi wierszami czy pustymi komórkami mogą być trudne do zinterpretowania przez technologie wspomagające. Wszelkie formatowanie tabeli należy wykonywać z poziomu narzędzi wstawiania, nie przy pomocy spacji, tabulatorów czy linii. 

screen 4 GrupaWW GovTech
Wstawianie tabeli do dokumentu

Dostępne linkowanie 

Linki w dokumencie powinny być opisane w taki sposób, aby jasno informowały, gdzie prowadzą. Zamiast wstawiać adresy URL w postaci „https://grupaww-govtech.pl/szkolenia-redaktorow-tresci-wcag”, lepiej użyć opisu, np. „Przejdź do strony szkolenia redaktorów treści WCAG”. Takie podejście ułatwia korzystanie z dokumentu zarówno osobom z dysfunkcjami wzroku, jak i tym, którzy używają technologii wspomagających.

screen 5 GrupaWW GovTech
Dodanie linkowania do dokumentu

Jeśli natomiast dokument ma być dodatkowo udostępniony w formie papierowej, wtedy wklejenie pełnego adresu jest uzasadnione, bo użytkownik będzie mógł przepisać link w wyszukiwarce. Lepsze będzie jednak zamieszczenie kodu QR – takie rozwiązanie wygląda bardziej estetycznie i jest praktyczniejsze. Nie trzeba przepisywać adresu URL, wystarczy zeskanować kod. 

Dostępność cyfrowa Word – czego unikać? 

Aby zapewnić dostępność cyfrową dokumentu Word, należy unikać przede wszystkim: 

  • zbyt skomplikowanych układów graficznych 
  • jaskrawego koloru tła, 
  • krzykliwych elementów wizualnych, które mogą być mylące lub męczące dla oczu, 
  • długich akapitów, 
  • złożonych tabel, 
  • ramek, 
  • dużej liczby grafik, 
  • skomplikowanego języka (specjalistyczne wyrazy bez objaśnień, zbyt urzędowy styl, długie zdania złożone). 

Warto też zrezygnować z zamieszczania tekstu w formie grafiki, ponieważ czytniki ekranowe nie potrafią go zinterpretować. 

Dostępność cyfrowa dokumentów PDF – na co zwrócić uwagę? 

W zachowaniu struktury pliku Word, pomoże przekonwertowanie go do wersji PDF. Na dostępność cyfrową dokumentu PDF wpływa wybór odpowiedniego tagowania. Przed konwersją warto skorzystać z opcji „Sprawdź ułatwienia dostępu”. Program przeanalizuje plik i wychwyci ewentualne błędy. Koniecznie sprawdzić trzeba też ustawienia konwersji – znacznik „Tagi struktury dokumentu dla ułatwień dostępu” powinien być zaznaczony. Wtedy plik PDF będzie kompatybilny z czytnikami. 

screen 6 GrupaWW GovTech
Konwersja pliku Word na plik w formacie PDF

Dzięki odpowiednim praktykom można stworzyć treści, które będą zrozumiałe dla wszystkich użytkowników. Dbanie o dostępność cyfrową dokumentów przez podmioty publiczne jest obowiązkiem nie tylko moralnym, ale też prawnym. Zastosowanie wspomnianych wyżej zasad eliminuje cyfrowe bariery, ułatwiając korzystanie z treści osobom z różnymi ograniczeniami. W przypadku osób, które potrzebują więcej informacji zapraszamy na nasze szkolenie redaktorów treści WCAG – w trakcie szkolenia wskazujemy techniczne rozwiązania dotyczące publikowania materiałów na stronach internetowych. 

Autor: Michał Nieroda

Ukończył dziennikarstwo i komunikację społeczną. Copywriter WCAG, który śledzi i analizuje najnowsze przepisy prawne w kontekście osób ze szczególnymi potrzebami, a także opisuje najważniejsze zmiany dotyczące standardów dostępności.